FAQ

Das kommt darauf an: Wenn Ihr Unternehmen > 50 Mitarbeiter hat oder mehr als EUR 10 Mio. Umsatz im Jahr erwirtschaftet oder unter §2 des Geldwäschegesetzes fällt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern ein Hinweisgeber-System zum anonymen Melden von Gesetzesverstößen im Unternehmen anbieten. Durch die neue EU-Regelung, die ab Ende 2021 verpflichtend ist, darf Ihr Mitarbeiter bei fehlendem Hinweisgeber-System direkt an die Öffentlichkeit gehen. Wenn Ihnen Werte wie Transparenz und Integrität in Ihrem Unternehmen am Herzen liegen, bietet Ihnen Hinweismeldeportal ein verlässliches und einfaches System, Integrität zu fördern und Skandale zu vermeiden.

Ja, gerne. Füllen Sie einfach das Kontaktformular aus, wir schicken Ihnen einen Link zu und Sie schauen sich Hinweismeldeportal ganz in Ruhe an.

Mit Hinweismeldeportal können vertraulich und anonym Gesetzesverstöße gemeldet werden. Hinweisgeber können sich bspw. über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden. Vor Absenden des Hinweises können Hinweisgeber entscheiden, ob sie ihre Kontaktdaten angeben oder lieber anonym bleiben möchten. Die Plattform funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Hinweisgeber erhalten vor dem Absenden eines Hinweises eine Meldenummer, mit der sie sich später wieder in das Schließfach einloggen können. Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Das Schließfach ist für den Hinweisgeber nur mit der Meldenummer zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.

Unternehmen können individuell festlegen, zu welchen Themen über Gesetzesverstöße hinaus Hinweise gegeben werden können. Unsere Erfahrung ist, dass Mitarbeiter ein sehr gutes (Un)Rechtsempfinden haben. Verhaltensweisen, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz-, mittel- oder langfristig schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden.

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Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, der die Sicherheit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Plattformen in der Cloud in Deutschland der Fall.

Unser Online-Hinweismeldeportal ist in mehr als XX Sprachen verfügbar. Bei Bedarf können wir jederzeit kurzfristig weitere Sprachen aufnehmen.

In unserem Essential und Classic-Abo sind 2 Sprachen enthalten. Weitere Sprachen können gerne dazu gebucht werden – zu 29,- €/Monat je Sprache.

Das hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei kleinen Unternehmen ist es häufig der Inhaber oder Geschäftsführer. Bei größeren Unternehmen der CEO, COO, CFO oder Leiter Recht / Personal. Viele unserer Kunden delegieren diese Rolle auch ganz oder zusätzlich an ihren Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden.

Wir empfehlen auch bei Unternehmen <50 Mitarbeiter zwei Systemadministratoren, optimalerweise ein Externer wie Anwalt, Ombudsmann oder Steuerberater. Somit ist gewährleistet, dass auch in Zeiten der Abwesenheit des unternehmensinternen Systemadministrators eingehende Fälle termingerecht bearbeitet werden. Bei größeren Unternehmen empfehlen wir auch mehr Systemadministratoren. Diese können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sein.

Im Essential-Paket sind 2 Zugänge und im Classic-Paket sind 3 Zugänge enthalten, weitere Zugänge können gerne dazugebucht werden.

Ja, zur Verwaltung und Bearbeitung von Fällen gibt es ein einfaches, benutzerfreundliches Case-Management-System.

Ihre Daten sind bei uns sicher! Höchste Sicherheit für Ihre Daten ist für uns selbstverständlich und eine unerlässliche Voraussetzung für ein erfolgreiches Hinweisgeber-System. Das System wird auf Servern der NetCup GmbH gehostet. Informationen zu den Fällen können ausschließlich von den Systemberechtigten des Unternehmens gesehen und bearbeitet werden. Hinweisgeber können über eine individuelle Meldenummer die Daten zu ihrem Hinweis und die Antworten des Unternehmens sehen. Darüber hinaus hat niemand Zugang zu den Informationen.

Hinweise können nur von den Systemberechtigten gesehen werden. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab: In der Regel ist es die Geschäftsführung, der Leiter Recht, der Compliance-Beauftragte oder ein externer Berater des Vertrauens (Rechtanwalt, Ombudsmann, Steuerberater, Complianceberater).

Unser Hinweismeldesystem ist kurz nach der Buchung einsatzbereit. Da viele unserer Kunden keine eigene IT-Abteilung haben, haben wir den Prozess für Sie ganz einfach gehalten: Sie erhalten von uns einen Link zum Hinweismeldesystem für Ihr Intranet oder Ihre Webseite. Dieser kann von einem Whistleblower ohne Schulung einfach genutzt werden. Über den gleichen Link gelangen Ihre Systemberechtigten zum Case-Management-System.

Nein, Sie brauchen keine Software zur Nutzung des Hinweismeldesystem installieren. Es handelt es sich um ein einfaches Plug-and-Play-System, die von jedem Browser zugänglich ist und keiner Installation bedarf.

Das Unternehmen muss nach spätestens einer Woche eine Eingangsbestätigung im Schließfach hinterlegt haben. Eventuell gibt es Rückfragen an Sie, um den Fall besser untersuchen zu können. Nach spätestens 3 Monaten muss das Unternehmen Ihnen per Nachricht im Schließfach mitteilen, wie mit Ihrem Hinweis verfahren wurde. Bitte bewahren Sie daher unbedingt die Meldenummer auf, um sich wieder einloggen zu können. Wenn Ihnen nach Ablauf der 3 Monate kein Ergebnis mitgeteilt wurde, dürften Sie sich mit dem Missstand an die Öffentlichkeit wenden. Ihr Schutz als Whistleblower ist gewährleistet, solange Sie Ihre Meldung nicht innerhalb dieser Fristen an die Öffentlichkeit geben.

Ja, es gibt Schulungsunterlagen und sie sind selbstverständlich im Preis enthalten. Das Hinweismeldesystem ist sehr einfach, intuitiv und benutzerfreundlich. Manchmal tauchen trotzdem Fragen auf. Mit der Buchung erhalten Sie den Dashboard-Zugang für Ihr Case Management System und ein Tutorial, in dem alle Nutzungsmöglichkeiten noch einmal einfach und verständlich dargestellt werden. In einem Test-Umfeld können Sie alle Schritte ausprobieren.

Für Ihre Mitarbeiter haben wir ein Tutorial erstellt, in dem die Nutzung des Hinweismeldesystems erklärt wird und alle wichtigen Fragen beantwortet werden.

Ja, klar. Manche unserer Kunden buchen das Hinweismeldesystem und „verstecken“ den Link in einer „Unter-unter-Seite“ des Intranets. Damit sind bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. Wir empfehlen unseren Kunden jedoch ihre Mitarbeiter über die Einführung vom Hinweismeldesystem zu informieren. So können Sie zur Erhöhung von Transparenz und Integrität im Unternehmen beisteuern. Dafür haben wir für Sie als besonderen Service verschiedene Muster zusammengestellt, die sich in der Gruppe der Hinweisberechtigten, der Art der Aufforderung zu Hinweisen und der im Unternehmen dazu geltenden Spielregeln unterscheiden. Wenn Sie darüber hinaus eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen suchen, sprechen Sie uns gerne an.

Wir bieten Ihnen verschiedene Premium-Services an: Zusätzliche Sprachen oder Nutzer, Schulungen und unsere Vorlage zur internen Unternehmenskommunikation im Legal Design. Wenn Sie an Standorten in mehreren europäischen Ländern tätig sind, empfehlen wir Ihnen die Buchung mehrerer Länderregelungen, da sich diese von Land zu Land unterscheiden.

Ja, denn wir möchten zufriedene Kunden. Aus diesem Grund haben wir alle Prozesse benutzerfreundlich und einfach gestaltet und alle Fragen für Sie in einem FAQ zusammengestellt. Manchmal tauchen neue Fragen auf. Unser Kundenservice wird Ihnen dann gerne weiterhelfen.