Weshalb Hinweismeldeportal und was Sie wissen müssen

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem bzw. Hinweismeldeportal ermöglicht es nach Einhaltung von Regeln (Compliance) Bedenken sowie Hinweise sicher und anonym zu äußern. Beispielsweise per Webportal, Software oder Telefon.

Weshalb ein Hinweismeldeportal?

Ein Hinweismeldeportal ist Bestandteil des Compliance-Management und dient der Überwachung der Einhaltung interner und gesetzlicher Regeln.
Dadurch soll erreicht werden:

• Stärkung der Unternehmens- und Wertekultur
• Vermeidung von Regelverstößen
• Vermeidung potentieller Schadens- und Haftungsfälle
• Sicherung der Reputation von Unternehmen und Einrichtungen
• Minimierung von Sanktionsfolgen

Was ist ein Hinweisgeber / Whistleblower?

Ein Whistleblower, oder deutsch Hinweisgeber bzw. Hinweismelder genannt, ist eine Person eines Unternehmens, die einen Missstand beobachtet und diesen anonym, intern und ohne Angst vor negativen Konsequenzen mitteilen will.

Wie funktioniert unser Hinweismeldeportal?

Wie läuft die Bearbeitung von Hinweisen ab?

Was ist bei der Bearbeitung zu beachten?

Zum Bearbeitungsprozess gibt es einige Vorgaben:

• spätestens nach 7 Tagen muss eine Bestätigung über Meldungseingang an Hinweisgeber erfolgen
• die Stichhaltigkeit der Meldung muss geprüft werden
• eine weiterführende anonyme Kommunikation muss möglich und sichergestellt sein
• Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen (z.B. interne Untersuchung, Abschluss des Verfahrens, Einschaltung von Behörden)
• Eine Rückmeldung über eingeleitete Schritte muss nach spätestens drei Monaten erfolgen
• Die Identität des Melder, sowie die desjenigen, der Gegenstand der Meldung ist, muss vertraulich und geschützt sein.

Der Empfänger einer Hinweismeldung im Unternehmen muss unabhängig sein und regelmäßig geschult werden. Ein möglicher Interessenskonflikt muss ausgeschlossen sein.